披露披露103:管理方法

披露103 - 1:解释材料的主题和它的边界

随着全球存在腐败现象,从而导致经济损失和造成不利的商业环境通过扭曲市场机制和增加做生意的成本。世界银行(World Bank)估计,每年GDP的0.5%而腐败,阻碍了发展中国家的经济发展。

梅花鹿市场享有很高的道德声誉并被其利益相关者作为一个可靠的合作伙伴。梅花鹿认为可持续的和成功的企业在很大程度上依赖于操作符合法律、法规和完整性。因此,梅花鹿经营集团、文化的综合合规管理系统(CMS),发展和提高。集团追求的整体方法合规和整个组织整个层次结构,功能和地理区域。梅花鹿的价值观和原则反映了该集团的管理风格和文化,这是建立在信任、个人诚信和责任,各级完全透明。

103 - 2:信息披露管理方法及其组件

梅花鹿反腐败的管理方法旨在避免负面影响其声誉和财务成本与不相关。
为了提供一个明确的信息给所有的员工,梅花鹿的行为准则严格禁止任何形式的主动或被动行贿和提供指导礼品,娱乐,和捐款:

没有贿赂、腐败

• 避免任何形式的主动或被动行贿或腐败。
• 不提供或接受任何支持任何形式(现金、旅行、礼物等)对于任何不正当优势(报价、许可证、订单、项目奖,等等)。

贿赂和腐败可以采取许多形式。它可能是现金,也其他支持(任何类型的旅行,过度的礼物)。总是试图影响接收人的决定获得不正当的优势的人或实体提供支持。不管你是否提供或接收这样的支持。柜台党是谁并不重要(政府、公司或个人)。除了普通的礼物和娱乐不瞄准一个不当的优势(见第3节)大小都无所谓支持或优势。它仍然是严格禁止贿赂或腐败。

礼品,娱乐和捐赠政策

• 只有给予或接受礼物和娱乐是合法的,合理的,符合当地的梅花鹿公司的书面规则。
• 赞助和慈善捐款是允许符合当地梅花鹿公司的书面规则。
• 梅花鹿并不导致任何政党或政治原因,除非通过集团管理。

在几乎所有的国家和市场合理的礼物和娱乐(餐饮、体育或文化活动、等)是一个固有的业务的一部分。他们成为贿赂和腐败的目的是影响接收人的决定。旅行或多天事件以及礼物和娱乐公共官员尤其重要。所有公司必须实现书面规则基于企业模型规则进一步指定哪个礼物和娱乐以及赞助和慈善捐款的框架允许这个行为准则。的规则还必须提供根据金额权限级别。贡献政党或政治原因受到组管理的批准。

在梅花鹿反腐败的管理方法包括以下组件:

承诺

梅花鹿零容忍的方法为贿赂和腐败的上下文中自己的操作和与供应商。

目标和目标

梅花鹿不容忍任何腐败的事件。确认不当行为会导致解雇和可能的法庭行动。

责任

在梅花鹿,合规被认为是主要的一条线管理责任,专门为总经理(GMs)。企业职能经理提供适当的工具和方法来支持在确保合规的梅花鹿的业务与适用的法律、法规和内部方针,包括代码的行为。

梅花鹿的CMS旨在确保治理、风险管理和集团内的其他结构和过程不仅充分设计符合监管要求,但也充分实现和操作有效降低风险,防止经济损失。这包括拥有强大和道德合规文化和明确的和一致的合规目标:

(我)战略与业务目标保持一致,

(2)正式批准和支持由董事会和集团管理,和

(3)在组织内完全理解。

它还需要提高意识在合规风险管理的重要性,通过内部沟通,培训和具体倡议寻址的区域增加或复发的风险,确定通过定期的风险评估和监控。

旁边的行为准则和其他关键内部合规政策(如礼物和娱乐政策和梅花鹿信托内部政策不当行为报告),其他核心元素的梅花鹿的CMS是集团合规组织行为准则上的电子学习,电子学习计划在反腐败和梅花鹿的信任,一个基于web的报表平台,员工可能会报告严重的不当行为或违反梅花鹿的行为准则在一份机密的环境中,只要报告通过其他内部渠道,如线管理或人力资源,不可行或有效的。这样,合规功能导致的性能通过提供一个框架来维持和加强梅花鹿的企业价值文化,改善公司治理,并降低风险。这个框架是更有效,更成功的组织。

政策

• 行为准则(PDF)——翻译成36种语言
• 本地化的礼物和娱乐的政策
• 供应商行为准则,
• 采购手册(伦理报告)
  

具体行动

• 遵守承诺:作为其职责的一部分,GMs梅花鹿确保他们的公司运作符合适用的法律和梅花鹿的内部规定。GMs,高级管理人员和当地管理团队成员再次承诺与完整性和铅被签署合规榜样“遵守承诺2020 - 21”。特别是,他们答应(我)”报告和严重违规或升级的担忧有关贿赂/腐败”上级和/或区域经理,区域经理或集团合规,和(2)确保疑似不当行为收到正确的和及时的跟进,这报告可疑的不当行为的员工诚信不受报复。”
• Compliance-GRI确认:Compliance-GRI确认是寻求每年从每个通用。它提供了一个简短的腐败定义为“为以权谋私的滥用。腐败行为包括贿赂、便利费、诈骗、敲诈勒索、共谋和洗钱。它还包括一个提供或收到任何礼物,贷款,费用,奖励,或其他优势或从任何个人做的事情的一个诱因是不诚实的,非法的,或违反信托行为的企业的业务或提供了一个优势或不当,可能导致道德压力接受这样一个优势”。今年,没有腐败的指控报告Compliance-GRI确认在任何的梅花鹿的100多个国家。
  
• 加强合规集团组织:在2019年,梅花鹿进一步加强集团合规组织。该集团合规官接管的额外担任人力资源,现在的经理直接向首席执行官汇报。此外,几个新员工加入了合规团队一个全职的角色:高级合规经理,假设全职梅花鹿副集团合规官的角色,一个初级合规经理,合规经理(以前从事合规非洲地区经理,加入3月1日,2020年在60%的基础上)。新收购的合规团队Parex集团,位于法国,也被整合,将支持欧洲南部地区一个兼职的作用。最后,两个新职位部分合规责任导致的地理重组美洲地区。总的来说,3.6 FTE现在完全分配给该集团合规组织。其他团队成员被分配到合规任务在兼职的基础上。这包括集团合规官,集团数据保护经理,四个区域合规官员,以及另一个10合规官员操作区域或当地的水平。
• 集团审计/合规审计程序:遵守梅花鹿的行为准则和其他公司政策和手册是通过定期监测组审核(125 2019年)和法律监督当地的公司和总经理。建议引入合规审计程序覆盖道德领导,反腐败、反垄断和第三方检查正在审查中。2019年,合规函数定义了一个三步行动计划一个合规审计程序,审计委员会正在等待批准。
• 供应商管理:梅花鹿的供应商行为准则要求供应商尊重梅花鹿的有关贿赂和腐败零容忍政策,因此,为了避免任何主动或被动腐败。供应商必须有完备的系统来确保适当的指导,培训和审计人员和分包商,以确保遵守这些原则。梅花鹿执行供应商审核和评估监测和评估他们遵守梅花鹿的要求和行为准则。供应商有义务立即通知梅花鹿任何已知违反供应商的行为准则。梅花鹿越来越要求遵从不仅对自己的活动,而且对它的供应商。因此,梅花鹿已经开始改善和加强第三方尽职调查工作。的引导下企业采购、梅花鹿已经同意加入“可持续性”一起(TfS),一个industry-driven组织中主要的化工企业参与(参见下面的图),目的是开发和实现全球供应链评估和审计程序。
• 培训/新的电子学习:反腐败的行为准则培训所有员工和总经理。保存梅花鹿强劲的合规文化,并确保行为准则的原则被全体员工理解和坚持,梅花鹿已经开发了一个动画电子学习项目补充常规类培训活动。项目包括一个特殊的部分的礼物和娱乐和贿赂风险。员工经常提醒,至少一年一次,这些规则。其他公司定期开展有针对性的培训和审计功能。2019年,超过450名经理人培训在反腐败和其他合规事项由集团合规组织的成员。合规培训,梅花鹿使用梅花鹿商学院的课程增强道德领导力。2019年,区域和地方几个跨职能培训计划提供信息的行为准则的重要性,介绍了新的合规组织,提出缓解的主要工具可用于支持管理合规风险。作为收购后整合的一部分Parex集团早在2019年,大约4000前Parex员工与梅花鹿的合规风险合规政策框架和训练有素的和可用的工具。一个新的电子学习反腐计划为2020。
• 内部报表工具:保护和促进梅花鹿的强烈文化的信任,诚信和透明度,梅花鹿开发了一种新的基于网络的,与24/7访问独立报道平台,梅花鹿信任线(可在35种语言)和用作匿名告密者的工具。这是推出了整个组织的宣传活动,合规,始于2016年并于2019年竣工,整个地区拥有一个额外的11000名员工训练有素。梅花鹿信任是外部报告频道主办的梅花鹿的匿名员工可能会提高合法投诉关于严重的不当行为,如腐败事件,和/或其他违反梅花鹿的行为准则,在一个安全的和机密的环境。报告被秘密地和有明确non-retaliation政策到位。梅花鹿信托政策(现在有40种语言)定义明确的规则和流程在内部不当行为报告相关的权利和义务。在宣传活动的过程中,超过25000名员工收到的信息和培训工具。
• 反欺诈:2019年,梅花鹿继续跨职能努力减轻网络欺诈风险。全年,IT安全团队发布了许多警报,提高集团意识对于外部安全威胁和欺诈的尝试。当地梅花鹿组织协助提高意识通过主题欺诈和安全通讯减轻网络风险的原则和实践。
  网络威胁和有针对性的攻击迅速增加,梅花鹿员工和本地IT部门也对如何应对训练发现威胁和升级问题及时组织它。临时的IT安全培训员工在全球范围内推出提高认识和支持当地组织网络的及时识别风险。8500多名员工完成了训练。关于内部欺诈、反欺诈培训行动于2017年发起,介绍了预防技术来避免潜在的关键的欺诈风险事件和检测技术时发现欺诈事件预防措施失败,或彻头彻尾的风险。2019年,区域控制器/合规官员提供进一步的培训如何预防和检测内部欺诈。
• 透明国际的支持:梅花鹿财务支持透明国际在全球反腐斗争。
  

披露103 - 3:评估管理方法

梅花鹿评估它的管理方法:

• 监控:梅花鹿调查报告病例的腐败和任何纠正措施是根据定义的事件反应过程(见下文)。确诊病例和行动跟进合规功能和每年报告给董事会的审计委员会。并相应地调整管理方法。
• 从审计的评估结果:集团审计结果在管理系统中实现,并定期随访报告给出了识别根本原因并监督改进措施的实施。
• 调查:内部审计进行定期审计,如果涉嫌腐败或欺诈行为。梅花鹿内所有报告潜在的腐败案件调查和根据适用法律正确跟踪。标准的事故报告和响应过程提供了指导对梅花鹿的管理过程应遵循的涉嫌犯罪行为或不当行为。高度敏感的事件和犯罪行为,如腐败案件,必须报告和升级的集团合规官无论来源。腐败报告生成通过梅花鹿信任行自动转发到集团合规官负责调查进行和/或监督的过程。梅花鹿信任行(可在35种语言)是一个独立的报告平台可用的24/7和作为一个匿名告密者的工具。报告是由匿名和保密处理。有一个严格的non-retaliation政策到位。
• 合规情况的概述:梅花鹿集团合规官定期报告董事会的审计委员会,该组织管理和外部审计师对已知的合规情况和采取的纠正措施。
• 总经理的简报:GMs定期指导,介绍了关于反腐败的要求的公司。

梅花鹿监测和评价其管理方法的有效性,根据目标的成就。回顾管理方法,并相应地调整。